fbpx

Caso de estudio: Seguimiento del tiempo en plataformas LMS

Contexto general

Uno de nuestros clientes tenía la necesidad de realizar un seguimiento del tiempo que los estudiantes invierten en su plataforma LMS.

La empresa contaba con una plataforma Moodle ™ gestionada por un proveedor externo.

En dicha plataforma tenían instalada la extensión “Registro de Asistencia”, pero se encontraron con varios inconvenientes.

En este artículo explicamos la forma en que logramos ayudar a esta compañía con sus requerimientos.

Escenario

La compañía contaba con una plataforma Moodle ™ v3.8, la cual tenía instalada la extensión “Registro de Asistencia”.

Esta plataforma contaba con más de 500 cursos y cerca de 30.000 usuarios.

Las actividades más empleadas por los instructores de la plataforma son:

  • Contenido H5P.
  • Paquetes SCORM.
  • Documentos PDF.
  • Clases en vivo con BigBlueButton (BBB).

La mayor parte de los cursos no tienen una duración definida, y hacen parte de un proceso continuo de formación.

Esto significa que en varios cursos existen estudiantes que llevan más de un año de participación.

El sistema de recursos humanos de la compañía se conecta a la plataforma LMS para consultar de forma periódica el progreso de los usuarios en sus respectivos cursos; adicionalmente este sistema necesita consultar el tiempo que cada usuario ha dedicado en cada uno de los cursos.

Principales casos de uso

Esta compañía ofrece entrenamiento tanto a clientes como empleados, por lo que tiene una gran variedad de cursos y certificaciones.

Uno de sus requisitos principales es garantizar a ciertas entidades gubernamentales que los estudiantes que obtienen algunas certificaciones dedican un número determinado de horas.

Adicionalmente, algunas evaluaciones sólo pueden presentarse luego de completar un número de horas específicas.

Cada proceso de certificación cuenta con requisitos diferentes, y el sistema debe adecuarse a los lineamientos dictados por las instituciones reguladoras.

Finalmente, el sistema de recursos humanos realiza consultas frecuentes, y por este motivo se hace indispensable que los datos sean actualizados en tiempo real.

Inconvenientes reportados

A continuación describimos la lista de inconvenientes que nos reportó nuestro cliente:

  • Durante las fases de prueba realizadas por el equipo de auditoría de la compañía se evidenció que los tiempos reportados por la plataforma no eran precisos.
  • El cálculo del tiempo no se hacía de forma sincrónica.
  • El sistema de tareas programadas de Moodle ™ estaba tardando más de una hora en ejecutar el proceso relacionado con la extensión “Registro de asistencia”.
  • Los estudiantes no podían ver el tiempo dedicado al curso de una forma amigable.
  • Uno de los inconvenientes principales se presentaba cuando los usuarios estaban viendo videos o leyendo documentos PDF que no requerían interacciones por parte de los usuarios; en estos casos el tiempo no se reportaba.
  • Era un poco complicado configurar restricciones de acceso a ciertos contenidos del curso según la dedicación de tiempo, especialmente si se trataba de diferentes reglas; por ejemplo:
    • Permitir el acceso a una sección del curso cuando los usuarios hayan invertido al menos 30 minutos en el curso.
    • Permitir acceso a una evaluación únicamente cuando los usuarios hayan invertido al menos 3 horas en el curso.

A nivel técnico también encontramos varios inconvenientes, específicamente a nivel de rendimiento; sin embargo no vamos a profundizar sobre este aspecto.

Solución implementada por Solutto Consulting

Con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos de la compañía y resolver los incidentes se realizaron las siguientes acciones:

  • Se migró todo el contenido de la plataforma LMS a nuestra plataforma Solutto LXP; estas fueron las razones de esta decisión:
    • Solutto LXP cuenta con un set de extensiones que cumplen con las especificaciones requeridas por el cliente.
    • Solutto LXP ofrece una mejora importante en la usabilidad, especialmente para los estudiantes.
    • Solutto LXP usa Moodle ™ como su código base, y cuenta con un proceso de actualización constante que nos asegura usar las versiones estables más recientes lanzadas por Moodle ™.
    • Nuestra infraestructura está optimizada para soportar un alto volúmen de tráfico.
  • Instalamos y configuramos nuestro paquete de extensiones para el seguimiento del tiempo, lo cual nos ofrece:
    • Registrar el tiempo invertido por los usuarios en tiempo real.
    • Mostrarle al usuario su tiempo invertido de una forma más clara y amigable.
    • Establecer restricciones de acceso a secciones y actividades específicas.
  • Nos aseguramos de ofrecer compatibilidad con la extensión “Registro de Asistencia”; esto nos permite usar nuestro set de extensiones sin tener que modificar los cursos que ya estaban configurados previamente.

Es importante resaltar que implementamos una estrategia de migración en la cual nos aseguramos de probar todos los casos de uso en un ambiente de pruebas antes de proceder al despliegue del ambiente productivo.

Notas finales

Nuestro set de extensiones para la gestión del tiempo se encuentra disponible para ser instalado en cualquier plataforma Moodle 3.11x y 4.0x.

Te invitamos a visitar este enlace para conocer más acerca de estas extensiones.

Let's talk!

Estamos listos para para apoyarte en tus proyectos.